Algemene voorwaarden

Artikel 1: Definities

1.1 Onder Opdrachtgever wordt verstaan de natuurlijke- of rechtspersoon die Sulis B.V. opdracht geeft om een bijeenkomst of anderszins activiteiten te verrichten ten behoeve van deze persoon.
1.2 Onder Opdrachtnemer wordt verstaan Sulis B.V., die de opdracht voor de organisatie van bijeenkomsten, evenementen en activiteiten aanvaardt, respectievelijk bemiddelt bij het organiseren van bijeenkomsten, evenementen of anderszins activiteiten verricht namens de opdrachtgever.
1.3 Onder bijeenkomst wordt verstaan een congres, symposium, seminar, studiedag, jaarvergadering, voorlichtingsbijeenkomst, jubileum, bedrijfsopening, cursustraject, bedrijfsuitje, teambuilding, feest, familiedag, reünie, alsmede de organisatie van ieder ander evenement of activiteit waaromtrent de opdrachtgever met de opdrachtnemer een overeenkomst sluit.
1.4 Onder deeldiensten wordt verstaan alle diensten, services en/of producten van derden welke door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer wordt verzocht hierin te bemiddelen middels een geaccepteerde opdracht tot dienstverlening. Opdrachtnemer zal haar uiterste beste doen om de gewenste deeldienst zo optimaal mogelijk in lijn met de wens van Opdrachtgever invulling te geven. Voorbeelden hiervan zijn:

• Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van een geschikte evenementenlocatie voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3
• Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van een dagvoorzitter/(gast-)spreker(s)/host(s) voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3
• Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever opleveren van een online evenementen registratie module voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3
• Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever opleveren van een evenementen website voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3
• Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van overige producten, diensten en/of services van bedrijven en/of toeleveranciers voor een bijeenkomst, (bedrijfs-)uitje, teambuilding, huwelijksfeest van Opdrachtgever, zoals omschreven in artikel 1.3.

1.5 Onder realisatie van deeldienst wordt verstaan het door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever aan toonder invulling hebben gegeven aan het verzoek om de bemiddeling van de deeldienst te voltooien
1.6 Opdrachtnemer zal, behoudens het realiseren van het gewenste onderwerp/onderdeel, verder geen deel uitmaken van de verdere organisatie van de bijeenkomst van Opdrachtgever
1.7 Onder opdracht wordt verstaan het verzoek van de opdrachtgever aan de Opdrachtnemer om tegen betaling werkzaamheden te verrichten.
1.8 Onder werkzaamheden wordt verstaan alle handelingen en/of acties, die de Opdrachtnemer noodzakelijk acht om de verstrekte opdracht uit te voeren.
1.9 Onder offerte wordt verstaan de in meer of mindere mate gespecificeerde organisatie werkzaamheden en de begroting van de aan die werkzaamheden verbonden kosten.

Artikel 2: Toepassing algemene voorwaarden

‍2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst die is aangegaan tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tenzij anders schriftelijk overeengekomen is.
2.2 De algemene voorwaarden van Opdrachtgever dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.
2.3 Deze algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing voor derden die door Opdrachtnemer ingeschakeld zijn. Deze derden kunnen ter afwering van hun aansprakelijkheid een direct beroep doen op deze voorwaarden tegenover de Opdrachtgever.

Artikel 3: Offerte

‍3.1 Alle offertes van de Opdrachtnemer zijn vrijblijvend, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.
3.2 Alle offertes van Opdrachtnemer hebben een geldigheidsduur van 30 dagen, tenzij anders is overeengekomen.
3.3 In de wervingsfase met betrekking tot een bijeenkomst wordt door de Opdrachtnemer een voorlopige offerte uitgebracht voor het eigen honorarium en geraamde organisatiekosten van de betreffende bijeenkomst, evenement of activiteit. Het hieraan verbonden aantal uren is door Opdrachtnemer naar beste vermogen en weten geschat op basis van de door de opdrachtgever verstrekte gegevens. De opgave van het aantal uren en de daaraan verbonden kosten bindt de Opdrachtnemer niet. Indien in de offerte een kostenraming wordt vermeld van derden (zoals accommodaties, toeleveranciers of andere dienstverleners) dan kan de Opdrachtgever Opdrachtnemer niet binden aan deze kosten.

‍Artikel 4: Opdrachtbevestiging

‍4.1 Wanneer de opdrachtgever een opdracht geeft aan de Opdrachtnemer zal laatstgenoemde de opdracht schriftelijk bevestigen. In deze bevestiging dient ten minste het honorarium van de Opdrachtnemer met daarbij een omschrijving van de specifieke werkzaamheden te worden opgenomen. Op het moment dat de opdrachtgever deze opdracht schriftelijk voor akkoord heeft ondertekend zal de inhoud van de opdracht c.q. bevestiging beide partijen binden.

Artikel 5: Wijzigingen

‍5.1 Wijzigingen in de opdracht dienen te allen tijde tijdig en schriftelijk door de opdrachtgever aan de Opdrachtnemer doorgegeven te worden. Worden wijzigingen mondeling doorgegeven dan is het risico van de uitvoering voor rekening van de Opdrachtgever.
5.2 Indien een wijziging van een opdracht een uitbreiding van het aantal te besteden uren tot gevolg heeft, zal het extra aantal te besteden uren tegen de dan overeengekomen tarieven aan de opdrachtgever in rekening worden gebracht. Opdrachtnemer zal naar aanleiding van de wijzigingen inzicht geven in de daarmee gepaard gaande tijdsoverschrijdingen, alsmede een offerte uitbrengen voor de daaraan verbonden meerkosten.
5.3 Wijzigingen in productkeuze die hogere kosten tot gevolg hebben worden in rekening gebracht aan de Opdrachtgever.
5.4 Wijzigingen in de opdracht kunnen tot gevolg hebben dat de tijdsplanning wordt overschreden. De gevolgen daarvan kunnen de opdrachtgever niet worden toegerekend en komen voor risico en rekening van de Opdrachtnemer.
5.5 Opdrachtnemer is gerechtigd om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal Opdrachtnemer de Opdrachtgever tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Tussen deze kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden zal tenminste een maand zitten. Indien de Opdrachtgever een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en de wijziging heeft tot gevolg dat aan de opdrachtgever een prestatie wordt verschaft die wezenlijk van de oorspronkelijke prestatie afwijkt, heeft deze opdrachtgever de bevoegdheid overeenkomst te ontbinden per de datum dat de gewijzigde voorwaarden in werking treden.

‍Artikel 6: Prijzen

‍6.1 Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven.
6.2 Kosten die in rekening gebracht worden door derden, die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de uitvoering van de opdracht zoals accommodatiekosten, honoraria van sprekers en/of docenten, catering en/of technische voorzieningen, etc. worden altijd rechtstreeks bij de Opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 7: Vergoeding

‍7.1. Voorafgaand aan opdrachtverstrekking maakt Sulis B.V. een raming van de te verwachten aantal werkzame uren, welke zij verwacht te besteden aan de uitvoering van een project of event. Deze totale kostenraming wordt middels offerte kenbaar gemaakt aan prospect dan wel (aspirant) Opdrachtgever.
7.2. Indien er door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer wordt gevraagd een zgn. ‘deeldienst’ zoals omschreven in artikel 1.4 te regelen dan wel te organiseren, zal Opdrachtnemer hiervoor een door Opdrachtnemer vooraf vastgestelde vaste vergoeding in rekening brengen bij Opdrachtgever met een minimum van € 250 exclusief btw.
7.3 Sulis B.V. is vrij om samenwerkingsovereenkomsten te sluiten met leveranciers en derden.

‍Artikel 8: Betalingstermijn

‍8.1 In geval van facturering op basis van nacalculatie vindt de facturering maandelijks plaats, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De facturen zullen worden gespecificeerd naar aard van de verleende werkzaamheden of diensten.
8.2 In geval van vaste prijsafspraken zal de facturering, indien schriftelijk anders overeengekomen, als volgt plaatsvinden: bij opdrachtverstrekking met inachtneming van de betaaltermijn als benoemd in artikel 8.4, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
8.3 Indien Opdrachtgever uiteindelijk besluit om geen gebruik te maken van de door Opdrachtnemer aangeboden deeldienst zal zij niet worden ontslaan van volledige betaling van de bemiddelingsvergoeding zoals geoffreerd en geaccepteerd middels de door Opdrachtgever ondertekende opdracht tot dienstverlening voor deeldiensten.
8.4 Sulis B.V. hanteert een betalingstermijn van 14 dagen.
8.5 Indien de Opdrachtgever de overeengekomen betalingstermijn overschrijdt dan is de Opdrachtgever rente verschuldigd over het factuurbedrag ten bedrage van de wettelijke rente vermeerderd met 2%.
8.6 Tevens komen ook alle verdere buitengerechtelijke kosten voor rekening van de opdrachtgever.
8.7 De Opdrachtgever is in gebreke bij iedere overschrijding van iedere overeengekomen termijn zonder dat daartoe door de Opdrachtnemer enige sommatie behoeft uit te gaan.

Artikel 9: Annuleringen

‍9.1 Indien de Opdrachtgever de overeengekomen opdracht gedeeltelijk of geheel wenst te annuleren, zullen beide partijen overleggen over een mogelijke vervanging van de opdracht, bijvoorbeeld op een andere datum, waardoor wederzijds zo min mogelijk schade en kosten ontstaan. Gemaakte afspraken zullen schriftelijk in een nieuwe opdracht door Opdrachtnemer vastgelegd worden. Schade voortvloeiend uit verplaatsing van de opdracht is voor rekening van de opdrachtgever.
9.2 Indien de Opdrachtgever een opdracht annuleert zonder dat in 9.1 bedoelde vervanging wordt overeengekomen, is hij gebonden alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende kosten en schaden, waaronder winstderving, te vergoeden. Alle reeds betaalde facturen zullen met deze kosten worden gecompenseerd.
9.3 Annuleringen dienen te allen tijde schriftelijk en aangetekend te geschieden.

‍Artikel 10: Opschorting, staking en ontbinding

‍10.1 De Opdrachtnemer is gerechtigd de verdere uitvoering van de opdracht op te schorten c.q. te staken, indien de Opdrachtgever de betalingscondities niet in acht neemt en/of in gebreke blijft met het stellen van de verlangde bankgarantie.
10.2 Bovendien is de Opdrachtnemer gerechtigd de tussen hem en de Opdrachtgever bestaande overeenkomsten, voor zover deze nog niet zijn uitgevoerd, zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, indien de Opdrachtgever, niet tijdig of niet behoorlijk voldoet aan de verplichtingen, die voor hem uit enige met de opdrachtnemer gesloten overeenkomst voortvloeien, alsmede in geval van fail of surseance van betaling van Opdrachtgever of bij stilleggen en/of liquidatie van het bedrijf.
10.3 De gevolgen van opschorting, staking en/of ontbinding komen volledig voor rekening en risico van de opdrachtgever. Opschorting, staking en/of ontbinding laten de betalingsverplichting voor de reeds verrichte werkzaamheden onverlet. Daarenboven is de Opdrachtnemer alsdan gerechtigd van de opdrachtgever te vorderen vergoeding van schade, kosten en interesten veroorzaakt door de wanprestatie van de Opdrachtgever en de ontbinding van de overeenkomst, daaronder begrepen het door de Opdrachtnemer gederfde inkomen.

‍Artikel 11: Zorgplicht en geheimhouding

‍11.1 De Opdrachtnemer zal iedere opdracht met de gebruikelijke zorgvuldigheid en vakbekwaamheid uitvoeren.
11.2 De Opdrachtnemer draagt zorg voor de geheimhouding van alle door de opdrachtgever verstrekte gegevens in het kader van de opdracht.
11.3 De Opdrachtgever verplicht zich eveneens tot deze geheimhoudingsplicht.

‍Artikel 12: Inschakelen van derden

‍12.1 De Opdrachtnemer heeft het recht de uitvoering van een opdracht en/of daarmee samenhangende werkzaamheden te laten uitvoeren door derden.

Artikel 13: Aansprakelijkheid

‍13.1 Een reclamatie dient binnen 8 dagen na datum waarop de dienst is geleverd schriftelijk ingediend te zijn.
13.2 Indien een bezwaar omtrent geleverde diensten gegrond wordt bevonden en aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer ter zake wordt vastgesteld, zal deze te zijner keuze of een vergoeding betalen van ten hoogste de factuurwaarde van het geleverde, of het geleverde gratis vervangen, nadat, indien van toepassing, het oorspronkelijk geleverde door hem is terugontvangen. Tot verdere schadevergoeding is de Opdrachtnemer nimmer verplicht.
13.3 De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor enige schade die hetzij direct, hetzij indirect het gevolg is van gebreken in de door hem geleverde diensten of goederen, is in ieder geval beperkt tot het bedrag van zijn beloning verminderd met de reeds gemaakte kosten ter zake van het geleverde.
13.4 De Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies of vernieling van voorwerpen, materialen of gegevens, die hem voor, door of namens Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Goederen reizen zijn voor risico van de opdrachtgever.
13.5 In de situatie dat de onderneming van de opdrachtgever om welke reden, op welke wijze en in welke vorm dan ook wordt samengebracht met, dan wel wordt voortgezet in een andere onderneming, ontstaat er voor wat betreft de nakoming van de onder 1 bedoelde verplichtingen van de opdrachtgever een hoofdelijke aansprakelijkheid voor de oorspronkelijke en opvolgende onderneming.
13.6 De werkzaamheden die de Opdrachtnemer verricht zijn te allen tijde een inspanningsverplichting en nimmer een resultaatsverplichting. De inspanningsverplichting richt zich uitdrukkelijk alleen tot de opdrachtgever en niet tot bij de opdrachtgever betrokken derden.
13.7 Wanneer Opdrachtgever werkzaamheden ten behoeve van de bijeenkomst, evenement of activiteit waarvoor de Opdrachtnemer is ingeschakeld gedeeltelijk zelf verricht kan de Opdrachtnemer hier wel een adviserende rol in spelen maar kan voor de uitvoering hiervan niet aansprakelijk gesteld worden.

‍Artikel 14: Overmacht (Force Majeur)

‍14.1 In geval van overmacht heeft Opdrachtnemer het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten dan wel de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden zonder dat Opdrachtgever uit dien hoofde enig recht op vergoeding van kosten, schaden en interesten kan doen gelden.
14.2 Onder overmacht wordt verstaan omstandigheden, die de uitvoering van de overeenkomst verhinderen, en die niet aan Opdrachtnemer zijn toe te rekenen. Hieronder zullen (indien er voor zover deze omstandigheden de nakoming onmogelijk maken of onredelijk bemoeilijken) mede zijn begrepen: stakingen in andere bedrijven dan die van Opdrachtnemer, wilde stakingen of politieke stakingen in het bedrijf van Opdrachtnemer, weersomstandigheden, faillissement accommodatie van de bijeenkomst, een algemeen gebrek aan voor het uitvoeren van de overeenkomst benodigde zaken of diensten, niet-voorzienbare stagnatie bij toeleveranciers of andere derden waarvan Opdrachtnemer afhankelijk is, het niet verkrijgen van benodigde vergunningen, ziektes, epidemieën/pandemieën en/of quarantaines, overheidsmaatregelen en algemene vervoersproblemen.
14.3 Indien Opdrachtnemer bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk zijn verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is hij gerechtigd betaling te vorderen voor de reeds geleverde diensten c.q. leverbare diensten, voor zover deze diensten zelfstandige waarde hebben.

‍Artikel 15: Copyright / eigendomsvoorbehoud

‍15.1 Alle ontwerpen, modellen, concepten, draaiboeken, tekeningen, schetsen, schema’s, monsters modellen, concepten, gereedschap, e.d. die door Opdrachtnemer worden gehanteerd blijven, ook indien zij aan Opdrachtgever ter hand worden gesteld geestelijk en/of fysiek, eigendom van Opdrachtnemer en mogen derhalve, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer, voor geen ander doel dan uitvoering van de overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever gebruikt worden.

‍Artikel 16: Verplichtingen Opdrachtgever

‍16.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de plek waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder doch niet beperkt tot de veiligheid voor artiesten, medewerkers en bezoekers). Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.
16.2 Opdrachtgever verplicht zich ertoe om alle risico’s die samenhangen met de uitvoering van de opdracht, waaronder tevens worden begrepen de werkzaamheden en/of het handelen en/of het nalaten van door haar ingeschakelde derden, voor zover mogelijk te verzekeren. In ieder geval is Opdrachtgever verplicht om een reguliere AVB- verzekering en/of evenementenverzekering af te sluiten en, indien van toepassing, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Voorts verplicht Opdrachtgever zich om ervoor zorg te dragen dat onder de hiervoor genoemde verzekeringen zijn meeverzekerd de door Opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde medewerk(st)er(s) en de door Opdrachtnemer ter beschikking gestelde zaken. Opdrachtgever is verplicht om afschriften van de polissen van voornoemde verzekeringen op eerste verzoek aan Opdrachtnemer te verstrekken.
16.3 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.
16.4 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien (a) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden en Opdrachtnemer de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden (waartoe Opdrachtnemer gerechtigd is) en/of (b) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden, Opdrachtnemer Opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en Opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan
16.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Bumarechten).
16.6 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen, alsmede onderzoek hiernaar.
16.7 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die bij de opdracht zijn betrokken, zoals bezoeker van een evenement.
16.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eventuele fiscale consequenties en/of betaling (van naheffingen) ten gevolge van de Werkkostenregeling (WKR). Opdrachtgever vrijwaart en stelt Opdrachtnemer volledig schadeloos aangaande aanspraken van derden die opdrachtgever daaromtrent ontvangt.

‍Artikel 17: Geschillen

‍17.1 Op alle overeenkomsten waarop deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is het Nederlands recht van toepassing.
17.2 Alle geschillen voortvloeiend uit onder deze voorwaarden gesloten overeenkomsten en op de overeenkomsten hieruit voortvloeiend, zullen worden beslecht door de bevoegde Rechter binnen het arrondissement van de vestigingsplaats van Opdrachtnemer. Deze versie van de Algemene voorwaarden vervangt alle voorgaande versies.